Als wereldbedrijf met de passie 'improving quality of life' en het versnellen van een positieve toekomst voor onze aarde, hebben we onze verantwoordelijkheden en toewijding aan onze mensen, klanten, aandeelhouders, zakelijke partners, samenleving en overheden uiteengezet in onze Algemene Bedrijfsprincipes.
De Algemene Bedrijfsprincipes van Arcadis (AGBP) weerspiegelen onze toewijding om te voldoen aan de wetten, regels en culturele normen van de landen waarin we actief zijn. De AGBP zijn van toepassing op al onze activiteiten en vormen de gedragscode die richting geeft aan het gedrag dat we van al onze medewerkers verwachten bij het wereldwijde zakendoen. Daarnaast verwachten we van onze partners dat zij vergelijkbare principes naleven. Onze gedeelde kernwaarden – People First, Succes voor de klant, Integriteit, Duurzaamheid en Samenwerking – staan centraal in onze missie en vormen de basis van de AGBP. Deze kernwaarden dienen als fundament voor ons gedrag. Ze helpen ons om ons te houden aan professionele en ethische standaarden, vertrouwen op te bouwen en een cultuur van openheid, eerlijkheid en verantwoordelijkheid te bevorderen.
Governance
De toepassing van de Algemene Bedrijfsprincipes van Arcadis (AGBP) wordt ondersteund door een nalevingsmanagementsysteem dat speciaal is ontwikkeld om ervoor te zorgen dat onze medewerkers de principes begrijpen en naleven. De eindverantwoordelijkheid voor de implementatie en handhaving van de AGBP ligt bij de Raad van Bestuur, terwijl de primaire verantwoordelijkheid bij onze medewerkers en managementteams in de operationele eenheden ligt, die fungeren als de eerste verdedigingslinie. Het Global Compliance Committee bestaat uit leden van de Raad van Bestuur, de Chief People Officer, de Global General Counsel en de Global Compliance Officer. De Global Compliance Officer rapporteert over de naleving van de AGBP, integriteitskwesties en relevante (vermeende) incidenten aan het Global Compliance Committee, de Raad van Bestuur, het Audit & Risk Committee van de Raad van Commissarissen (AARC) of rechtstreeks aan de Raad van Commissarissen.
Zowel op GBS- als op landniveau wordt de naleving van de AGBP gewaarborgd door een Compliance Officer en een Compliance Committee. Elk Compliance Committee bestaat uit de Compliance Officer en een vertegenwoordiger van het managementteam met expertise in juridische zaken en HR. De Compliance-functie fungeert als de tweede verdedigingslinie en biedt ondersteuning aan de eerste verdedigingslinie. Deze ondersteuning omvat het identificeren en analyseren van cruciale risico’s met betrekking tot regelgeving en naleving van beleid, het analyseren van trends en het verminderen van nalevingsrisico’s door middel van beleidsregels, normen, procedures en richtlijnen. Daarnaast richt de Compliance-functie zich op training, bewustwording en de periodieke beoordeling van de effectiviteit van de getroffen maatregelen om risico’s te beperken. De Interne Audit-functie vormt de derde verdedigingslinie. De prioriteiten voor Interne Audit worden vastgesteld in een jaarlijks auditplan, waarin risico’s met betrekking tot integriteit en naleving van de AGBP worden opgenomen.
Anti-omkoping en -corruptie
De Specific Anti-Corruption Standards (SACS, bijzondere normen inzake corruptiebestrijding) bieden duidelijke richtlijnen over het omgaan met geschenken, giften en betalingen aan derden. Arcadis heeft zijn toewijding aan het anti-corruptieprincipe van het Global Compact van de Verenigde Naties expliciet opgenomen door de SACS te integreren in de AGBP. Bovendien bevat de AGBP een specifiek hoofdstuk dat volledig gewijd is aan anti-omkoping en anti-corruptie, waarmee Arcadis zijn commitment aan ethisch zakendoen en integriteit benadrukt.
Omgaan met dilemma’s
De AGBP en de bijbehorende wereldwijde en lokale beleidsregels en normen kunnen niet elke mogelijke situatie of ieder denkbaar dilemma omvatten. Daarom wordt van ons verwacht dat we ons beoordelingsvermogen gebruiken om beslissingen te nemen wanneer we met specifieke situaties en dilemma's worden geconfronteerd. Arcadis moedigt zijn medewerkers actief aan om integriteitsdilemma's te herkennen en deze te bespreken met collega's en hun management. Op deze manier wordt een cultuur bevorderd waarin mensen zich vrij voelen om zich uit te spreken. Praktijkscenario's die verband houden met de AGBP worden geanonimiseerd en omgezet in dilemma's, die vervolgens worden opgenomen in de jaarlijkse training. Dit vergroot het bewustzijn en stimuleert het bespreken van geleerde lessen. Daarnaast bevatten de AGBP een speciale besluitvormingstool die medewerkers ondersteunt bij het omgaan met dilemma's. Deze tool stelt cruciale vragen om te bepalen of een bepaalde aanpak in lijn is met onze kernwaarden en de principes van de AGBP.
Waarde voor klanten
Als betrouwbare partner voor onze klanten stellen we alles in het werk om diensten te leveren op een manier die rekening houdt met de belangen van belanghebbenden. We hanteren daarbij voorwaarden die ons professionele oordeel niet in de weg staan en ons de mogelijkheid bieden om zoveel mogelijk waarde voor onze klanten te creëren. Naar onze klanten toe zijn wij transparant over belangenverstrengeling die zou kunnen ontstaan bij het uitvoeren van onze diensten.
Goed werkgeverschap
Medewerkers van Arcadis vormen de kern van ons succes, en daarom hechten wij groot belang aan het respecteren van mensen- en arbeidsrechten. We zorgen ervoor dat onze medewerkers werken in een veilige, gezonde en professionele omgeving, waar iedereen zich gewaardeerd en gesteund voelt. We bevorderen betrokkenheid en ondersteunen persoonlijke en professionele ontwikkeling door middel van een breed scala aan beleidsmaatregelen en initiatieven. Arcadis biedt al zijn medewerkers, ongeacht hun achtergrond of geloof, gelijke kansen op persoonlijke erkenning, promotie, loopbaanontwikkeling en beloning. Discriminatie in welke vorm dan ook wordt niet getolereerd.
Toezicht en verantwoording
Arcadis vereist dat alle medewerkers jaarlijks de AGBP begrijpen, ondertekenen en naleven door deel te nemen aan een online training die specifiek is gericht op het vergroten van het bewustzijn van onze AGBP en kernwaarden. Deze training behandelt onderwerpen zoals corruptie, omkoping, belangenverstrengeling en andere risico's waarmee onze medewerkers te maken kunnen krijgen. De training, die in juni 2024 is geïntroduceerd, is beschikbaar in 11 talen. Nieuwe medewerkers van Arcadis zijn verplicht om binnen 30 dagen na hun eerste werkdag te slagen voor de AGBP-training. In 2024 heeft 97% van alle actieve medewerkers met succes deze training afgerond. Arcadis houdt strikt toezicht op de naleving van de AGBP binnen alle operationele bedrijven door driemaandelijkse rapportages over (vermeende) AGBP-kwesties en halfjaarlijkse rapportages over de voortgang ten opzichte van het jaarlijks opgestelde Global Integrity & Compliance Program. Daarnaast verklaart het management van alle werkmaatschappijen via een jaarlijks Document of Representation de naleving en effectiviteit van wereldwijde maatregelen die betrekking hebben op de Arcadis Risk Category of Regulatory & Policy Compliance.
Integriteitslijnen
Kwesties op het gebied van integriteit kunnen bij Arcadis wereldwijd anoniem worden gemeld via de Integrity Line, die door een externe partij wordt beheerd voor het geval dat mensen dat liever niet bij hun lijnmanager of, hogerop, bij hun Compliance Officer doen. De Integrity Line is voor onze werknemers 7 dagen per week 24 uur per dag bereikbaar. Meldingen van potentieel wangedrag of het vermoeden daarvan of andere AGBP-kwesties kunnen via lokale telefoonnummers of het internet worden gedaan in de eigen taal van de werknemer.
Arcadis heeft ook een meldingsprocedure voor zijn externe stakeholders (leveranciers, klanten en andere derden) waarmee zij hun zorgen kunnen melden over mogelijke schendingen van de AGBP en/of hieraan gerelateerde beleidsregels. Deze procedure omvat een anonieme wereldwijde Integrity Line die wordt beheerd door een derde partij. Deze anonieme externe Integrity Line is zeven dagen per week 24 uur beschikbaar voor het geval onze stakeholders liever niet rechtstreeks bij hun contactpersoon binnen Arcadis hun zorgen uiten over vermeend wangedrag of onregelmatigheden met betrekking tot de samenwerking met Arcadis. Door de beschikbaarheid van deze externe Integrity Line voldoet Arcadis tevens aan de nieuwe wettelijke vereisten (waaronder de klokkenluidersrichtlijn van de EU) en de UN Guiding Principles for Business and Human Rights. Meldingen kunnen via lokale telefoonnummers of het internet worden gedaan in de eigen taal.
Seek Advice and Speak Up
In 2024 werd in totaal een aantal van 208 vermeende schendingen van de AGBP gemeld via de diverse kanalen, onder meer aan het Arcadis Global Compliance Committee (2023: 109). Alle vermeende schendingen werden beoordeeld en, waar nodig, verder onderzocht of besproken. Ongepast gedrag (werkgerelateerd) was de categorie met de meeste meldingen. Er waren op basis van onze beoordeling en/of ons onderzoek geen bevestigde corruptie- of omkopingsincidenten in 2024. Schending van de AGBP kan leiden tot sancties, waaronder ontslag. In het bedrijf als geheel waren er bij Arcadis 11 ontslagen vanwege schendingen van de AGBP. Onze werknemers en externe partners kunnen op verschillende manieren hun zorgen uiten via ons Seek Advice and Speak up Policy Statement. Arcadis onderneemt verschillende soorten acties als gevolg van verkregen inzichten na schendingen. Deze acties variëren van bijvoorbeeld het actualiseren van maatregelen en beleidsregels tot het omzetten van geleerde lessen in AGBP-trainingsscenario's.
Arcadis controleert en rapporteert regelmatig de effectiviteit van ons Speak Up-programma en beleidsregels en procedures voor het melden van zorgen zonder vergeldingsmaatregelen. Deze continue evaluatie helpt ons om eventuele hiaten en verbeterpunten te ontdekken, zodat de garanties effectief blijven. We maken gebruik van diverse meetwaarden en feedbackmechanismen om de impact van het programma te beoordelen, waaronder het aantal ontvangen meldingen, uitkomsten van casussen, en het type Speak Up-kanaal dat is gebruikt. Deze bevindingen worden samengebracht in regelmatige rapporten die worden gecontroleerd door het Global Compliance Committee (inclusief de Raad van Bestuur), aan de hand van YourVoice-benchmarks om voortdurende verbetering en verantwoording te garanderen.